Unter Ablauforganisation wird das zeitliche und örtliche Nach- und Nebeneinander der zur Erreichung eines bestimmten Arbeitsergebnisses auszuführenden Arbeiten verstanden. Heute wird der Begriff der Ablauforganisation zunehmend durch den modernen Begriff «Prozessmanagement» abgelöst.
Ziele der Ablauforganisation
- die vorhandenen Ressourcen optimal nutzen
- die Bearbeitungszeiten und Durchlaufkosten minimieren und
- die Arbeitsaufgaben zu verteilen und attraktiv zu gestalten
Kernprozesse einer PV sind:
- Repräsentationsaufgabe: Vertretung der kollektiven Interessen im zuständigen Vertretungsbereich, Sprecherfunktion und Beziehungspflege zu den zu vertretenden ArbeitskollegInnen und den zuständigen Mitwirkungspartnern, sprich Führungskräften.
- Aufsichtsfunktion: Werden die Ziele aus Sicht der ArbeitskollegInnen erreicht? Werden die Gesamtarbeitsverträge und anderen internen Regelungen eingehalten? Welche Entwicklungen sind aus Sicht der ArbeitskollegInnen problematisch (Früherkennung)?
- Bedürfnisse der ArbeitskollegInnen systematisch erfassen, analysieren, behandeln, vertreten und mit den zuständigen Personen oder Gremien verhandeln.
- Anliegen von Geschäftsleitung, Führungskräften und/oder Personalabteilung behandeln, mit ArbeitskollegInnen diskutieren, vernehmlassen und Stellung nehmen.
- Mitwirkung in personal- und mitwirkungsrelevanten Arbeitsgruppen und Projekten.
Führungs- und Planungsprozesse einer PV sind:
- Langfristige Planung: Leitbild erstellen, Amtsperioden-Ziele in Kommunikation mit ArbeitskollegInnen erarbeiten und kommunizieren.
- Jahresziele und -planung der PV-Aktivitäten entwerfen und kommunizieren.
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung der PV-Sitzung.
- Laufende Erfolgskontrolle der Pendenzen und geplanten Aktivitäten.
- Team- und Organisationsentwicklung inkl. Aus- und Weiterbildungsplanung der PV.
- Absprache und Koordination mit der Geschäfts- und Betriebsleitung sowie den Gewerkschaften.
Unterstützungsprozesse einer PV sind:
- Administrative Unterstützung der PV und PV-Mitglieder inkl. Protokoll verfassen.
- Laufende, interne Öffentlichkeitsarbeit (PR) über PV-Aktivitäten.
- Sicherstellung von EDV-Infrastruktur, Intranet und Kommunikationsplattformen.
- Sicherstellung der Dokumentation und Archivierung.
- Sicherstellung von Statistiken, Datenpflege und Präsentationsmaterial (Controlling).
- Support für PV-Mitglieder bei mündlichen und/oder schriftlichen Präsentationen.
Wichtig: Darauf achten, dass die wichtigsten Abläufe so einfach wie möglich dargestellt sind. Dies hilft sowohl den einzelnen PV-Mitgliedern als auch den ArbeitskollegInnen oder anderen Beteiligten, das richtige Vorgehen einzuhalten.
Ebenfalls wichtig ist, dass jeder Ablauf möglichst in einer Verantwortung liegt. Im modernen Managementdeutsch spricht man vom «Prozessowner», also dem «Besitzer» des Ablaufs.