Con il termine di «organizzazione procedurale» s’intendono i compiti da espletare sia a livello temporale che locale, sia in successione che in parallelo, compiti che sono necessari per raggiungere un determinato risultato operativo. Oggi il termine «organizzazione procedurale» viene sostituito sempre più spesso dal termine più ‘moderno’ di «gestione dei processi».
Obiettivi dell’organizzazione procedurale
- Utilizzare al meglio le risorse esistenti
- Minimizzare i tempi di esecuzione del lavoro e i costi di svolgimento
- Distribuire i compiti di lavoro e renderli attrattivi
I processi essenziali di una rappresentanza del personale sono:
- Compito di rappresentanza: la rappresentanza degli interessi collettivi nel settore di competenza, funzione di portavoce e cura delle relazioni con i colleghi di lavoro da rappresentare e con i partner che collaborano competenti, vale a dire con i quadri dirigenti.
- Funzione di vigilanza: vengono raggiunti gli obiettivi dal punto di vista dei colleghi di lavoro? Vengono rispettati i contratti collettivi di lavoro e le altre regolamentazioni interne? Quali andamenti sono problematici dal punto di vista dei colleghi di lavoro (riconoscimento tempestivo)?
- Comprendere, analizzare, trattare, rappresentare sistematicamente le necessità dei colleghi di lavoro e negoziarle con le persone o gli organi competenti.
- Trattare le richieste del comitato direttivo, dei quadri dirigenti e/o della divisione del personale, discuterne con i colleghi, avviare un processo di consultazione e prendere posizione.
- Partecipazione nell'ambito dei gruppi di lavoro e nei progetti rilevanti per il personale e la collaborazione.
I processi di conduzione e di pianificazione di una rappresentanza del personale sono:
- Pianificare a lungo termine: elaborare le linee guida, elaborare con i colleghi di lavoro e comunicare gli obiettivi del periodo della carica nell’ambito delle comunicazioni.
- Sviluppare e comunicare gli obiettivi e le pianificazioni annuali delle attività dei rappresentanti del personale.
- Preparare, eseguire e fare il follow-up della riunione dei rappresentanti del personale.
- Monitorare costantemente i risultati delle pendenze e delle attività pianificate.
- Sviluppare il team e l’organizzazione del gruppo, ivi inclusa la pianificazione della formazione e del perfezionamento dei rappresentanti del personale.
- Concordare e coordinarsi con la direzione aziendale, con la direzione operativa e con i sindacati.
I processi di supporto di una rappresentanza del personale sono:
- Fornire supporto alla rappresentanza del personale e ai suoi membri nei compiti amministrativi, ivi inclusa la tenuta dei verbali.
- Promuovere le pubbliche relazioni (PR) attraverso attività dei rappresentanti del personale.
- Garantire l’infrastruttura IT, Intranet e le piattaforme di comunicazione.
- Garantire la documentazione e l’archiviazione delle attività.
- Garantire le statistiche, la gestione dati e il materiale per le presentazioni (controlling).
- Fornire supporto ai rappresentanti del personale in occasione di presentazioni verbali e/o scritte.
Importante: I rappresentanti del personale devono prestare attenzione a che i processi più importanti siano rappresentati il più semplicemente possibile. Ciò aiuta sia i singoli rappresentanti del personale sia i colleghi di lavoro o le altre persone coinvolte ad attenersi alla procedura corretta. È altresì importante che ogni processo abbia possibilmente una persona che ne sia responsabile. Nel moderno gergo del management si parla di «processowner» vale a dire di «possessore» del processo.