Senza dubbio, la riunione costituisce lo strumento più importante a disposizione dei rappresentanti del personale; è infatti il punto di partenza per ottenere risultati efficaci ed è al tempo stesso importante per motivare i collaboratori.
Il lavoro vero e proprio, di norma, non viene svolto nel corso della riunione bensì prima e dopo la stessa! L’efficacia di una riunione dipende in tutto e per tutto dalla sua preparazione, in altre parole dipende dalla stesura dei punti all’ordine del giorno e dall’attuazione delle delibere al termine della riunione stessa.
Il nucleo di un’efficace rappresentanza del personale è costituito da una riunione ben strutturata, accuratamente preparata e ben condotta. Per raggiungere questo obiettivo non basta il massimo impegno da parte della presidenza, bensì occorre quello di tutti i rappresentanti del personale.
Spesso la frequenza delle sedute dipende dalle dimensioni dell’azienda, dalle attività correnti e non da ultimo dagli obiettivi che si perseguono. Una riunione al mese potrebbe rappresentare un buon ritmo, anche se possono essere necessarie ulteriori sedute con la dirigenza o con la direzione operativa.
Punti importanti nella pianificazione di una riunione
In primo luogo occorre chiedersi se è necessaria una riunione per conseguire lo scopo che ci si è prefissi. Telefono, e-mail, forum o teleconferenza possono rappresentare un’alternativa valida? Se sì, allora basta un invito chiaro e trasparente!
Invita alla riunione solo i partecipanti la cui presenza è veramente necessaria. Gli altri non darebbero alcun contributo e finirebbero solo con il perdere inutilmente ore di lavoro. Ciò significa che forse non è necessario che a ogni riunione siano presenti tutti i membri.
Chiediti se tutti i partecipanti devono presenziare a tutto il corso della riunione. Forse è sufficiente che alcuni se ne vadano prima e che altri arrivino dopo. In questo modo si evita il senso di frustrazione per i membri che si annoiano.
Definisci obiettivi chiari e misurabili. Si tratta di una riunione informativa, destinata alla risoluzione di problemi o a prendere decisioni?
I partecipanti alla riunione hanno la possibilità di influire sui temi che vengono discussi? Ciò può verificarsi già alla fine di una riunione, per la riunione successiva.
Fa’ attenzione: è meglio rinunciare a una riunione o a singoli punti che non si evincano già chiaramente dall’ordine del giorno! Inoltre, perché la riunione sia coronata da successo, la riunione stessa o i singoli punti di discussione devono essere rilevanti per la maggior parte dei presenti. In caso contrario viene meno il loro impegno nei confronti della riunione.
