Il fine dell’organizzazione strutturale è di raggiungere, per la suddivisione del lavoro, un’articolazione e un ordine sensato dei processi operativi all’interno di un’azienda mediante la formazione e la distribuzione di compiti (posti).
L’organizzazione strutturale risponde a domande quali :
- Chi assume la conduzione?
- Chi ha da dire che cosa a chi?
- Chi rappresenta quali colleghi di lavoro?
- Dove, come e in che arco di tempo vanno raggiunti gli obiettivi?
- Chi ne è responsabile?
In una rappresentanza del personale sorgono le seguenti importanti questioni inerenti all’organizzazione:
Chiarezza delle strutture e degli ambiti di rappresentanza. Ogni collega di lavoro deve sapere chi è il «suo» rappresentante del personale. Ogni rappresentante del personale deve sapere quali colleghi di lavoro deve rappresentare ed informare.
Ripartizione dei compiti. Oltre al lavoro di rappresentanza vero e proprio vi sono anche molte cariche e funzioni particolari. Tale lavoro dovrebbe essere ripartito tra tutti i rappresentanti del personale. Inoltre ogni rappresentante del personale dovrebbe farsi carico, oltre che dell’ambito di rappresentanza, anche di un altro ambito.
Organizzazione procedurale / processi. Una valida rappresentanza del personale ha processi definiti per i propri compiti principali. Sia che si tratti di informazioni da fornire ai propri colleghi di lavoro sia che si tratti di una presa di posizione o anche di trattare tematiche importanti all’interno della rappresentanza del personale.
Strumenti di conduzione. Una rappresentanza del personale non può essere solo dotata di un presidente, essa necessita altresì di una chiara conduzione. Tuttavia, tale conduzione non può affermarsi tramite un «diritto di emanare direttive» ma necessita di strumenti di conduzione mirati. Obiettivi annuali e pianificazioni annuali sono anch’essi importanti.
Concetto di comunicazione. Quanto più è grande l’azienda, tanto più difficile è la comunicazione. Per un flusso di informazioni e di comunicazioni ottimale, i rappresentanti del personale hanno bisogno di un concetto di comunicazione con chiare competenze.
Infrastruttura su misura per i rappresentanti del personale. Postazioni di lavoro d’ufficio, sale riunioni, armadietti con serrature, accesso a PC e a Internet, bacheche, Intranet ecc., per nominare solo alcune parole chiave di cui necessita un rappresentante del personale.
Riunioni della rappresentanza del personale. La maggior parte dei rappresentanti del personale sottovalutano l’effetto di una riunione ben preparata, chiaramente strutturata e gestita in modo efficiente. Per raggiungere ciò si ha bisogno di strumenti efficienti.
