Le but de l’organisation structurelle est de diviser et de répartir les processus d’activité de l’entreprise de manière judicieuse et ordonnée en constituant et en attribuant des tâches (fonctions).
La structure répond notamment à des questions telles que
- Qui se charge de la direction?
- Qui a quelque chose à communiquer à quelqu’un d’autre?
- Qui représente quels collègues de travail?
- Où, par quels moyens et dans quel délai les objectifs doivent-ils être atteints?
- Qui est responsable?
Aspects importants de l’organisation d’une RP:
Structures claires et secteurs de représentation. Chaque collègue de travail doit savoir qui est «son» membre de la RP. Chaque membre de la RP doit savoir quels collègues de travail il est appelé à représenter et à informer.
À côté du travail de représentation proprement dit, les nombreuses tâches nécessaires au fonctionnement d'une RP devraient être réparties entre tous ses membres. Outre son secteur de représentation, chaque membre de la RP devrait se charger de l'une de ces fonctions.
Fonctionnement / processus. Une RP efficace possède des procédures définies pour ses principales tâches. Que ce soit pour informer des collègues de travail, donner son avis lors d’une procédure de consultation ou aussi lors du traitement de sujets importants au sein de la RP.
Instruments de direction. Une RP ne doit pas seulement être «présidée», demande une direction claire. Toutefois, cette direction ne peut pas s’imposer en donnant des instructions, mais elle requiert des instruments adéquats. Il est important de disposer d’objectifs et de plans annuels.
Concept de communication. Plus l’entreprise est grande, plus la communication est difficile. Pour un circuit d’information et de communication optimal, la RP a besoin d’un concept de communication et d’attributions claires.
Infrastructure adaptée à la RP. Une RP a besoin de postes de travail de bureau, de salles de réunion, d’armoires qu’on peut fermer à clé, d’accès aux ordinateurs, à internet, de tableaux d’affichage, d’intranet etc. pour ne citer que quelques mots-clés.
Séances de la RP. La plupart des RP sous-estiment l’effet d’une préparation optimale, clairement structurée et efficace des séances. A cet effet, il faut des outils et des instruments efficaces.
