Die Sitzung ist zweifellos das wichtigste Instrument einer PV. Sie ist die Quelle für wirksame Resultate ebenso wie auch für die Motivation der Mitglieder.
Die eigentliche Arbeit wird in der Regel nicht in der Sitzung geleistet, sondern davor und danach! Die Wirksamkeit einer Sitzung steht und fällt mit ihrer Vorbereitung und das heisst praktisch: mit der Erstellung der Traktandenliste und mit der Nachbearbeitung.
Kern einer wirksamen Personalvertretung ist eine klar strukturierte, gründlich vorbereitete und gut geführte Sitzung. Damit dies gelingt, braucht es nicht nur seitens des Präsidiums, sondern aller Mitglieder der PV ein grosses Engagement.
Wie oft eine Sitzung der PV stattfindet, hängt von der Grösse des Betriebs, den laufenden Geschäften und nicht zuletzt von den anvisierten Zielen ab.
Ein guter Rhythmus könnte einmal im Monat sein, wobei es dann noch zusätzliche Sitzungen mit der Geschäfts- oder Betriebsleitung braucht.
Wichtige Punkte der Sitzungsplanung
Frage dich zuerst, ob wirklich eine Sitzung erforderlich ist, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Sind Telefon, E-Mail, Dialogforum oder Telefonkonferenz eine Alternative? Wenn eine Sitzung nötig ist, dann braucht es eine übersichtliche und klare Einladung!
Lade zu einer Sitzung nur die Teilnehmenden ein, die erforderlich sind. Die anderen leisten keinen Beitrag, verlieren unnötig Arbeitszeit und langweilen sich. Vielleicht braucht es nicht bei jeder Sitzung alle Mitglieder.
Frage dich, ob alle Teilnehmenden während der ganzen Sitzung anwesend sein müssen. Vielleicht genügt es, wenn einige früher gehen und andere später kommen. So vermeidest du Frust bei gelangweilten TeilnehmerInnen.
Lege eine klare, messbare Zielsetzung fest. Handelt es sich um eine Informations-, Problemlösungs- oder Entscheidungssitzung?
Gib den Sitzungsteilnehmenden Gelegenheit, Einfluss auf den Inhalt der Sitzungsthemen zu nehmen. Dies kann bereits am Ende einer Sitzung für die nächste Sitzung geschehen.
Merke: Eine Sitzung bzw. einzelne Traktanden, bei denen nicht bereits aus der Einladung klar wird, worum es geht, würde man besser gar nicht durchführen! Darüber hinaus müssen die Sitzung bzw. einzelnen Besprechungspunkte für die grosse Mehrheit Sinn machen, sonst fehlt das Engagement für den Sitzungserfolg.
