Zweck der Aufbauorganisation ist es, eine sinnvolle arbeitsteilige Gliederung und Ordnung der Handlungsprozesse durch die Bildung und Verteilung von Aufgaben zu erreichen.
Die Aufbauorganisation beantwortet unter anderem Fragen wie:
- Wer übernimmt die Führung?
- Wer hat wem was zu sagen?
- Wer vertritt welche ArbeitskollegInnen?
- Wo, wie und in welchem Zeitraum sollen die Ziele erreicht werden?
- Wer ist verantwortlich?
Folgende wichtige Organisationsfragen stellen sich einer PV:
Klare Strukturen und Vertretungsbereiche. Alle ArbeitskollegInnen müssen «ihr» PV-Mitglied kennen. Jedes PV-Mitglied muss wissen, welche ArbeitskollegInnen er/sie zu vertreten und zu informieren hat.
Aufgabenverteilung. Neben der eigentlichen Vertretungsarbeit fallen viele «Ämtli» und Sonderfunktionen an. Diese Arbeit sollte auf die ganze PV verteilt werden. Jedes PV-Mitglied sollte zusätzlich zum Vertretungsbereich ein Ressort übernehmen.
Ablauforganisation / Prozesse. Eine wirksame PV hat definierte Abläufe für ihre wichtigsten Aufgaben. Sei es bei einer Information an die ArbeitskollegInnen, bei einer Vernehmlassung oder auch bei der Behandlung wichtiger Themen in der PV.
Führungsinstrumente. Eine PV kann nicht nur «präsidiert» werden, sondern bedingt eine klare Führung. Diese Führung kann sich nicht mittels «Weisungsrecht» durchsetzen, sondern bedarf gezielter Führungsinstrumente. Jahreszielsetzungen und Jahresplanungen sind ebenfalls wichtig.
Kommunikationskonzept. Je grösser das Unternehmen, desto schwieriger die Kommunikation. Für einen optimalen Informations- und Kommunikationsfluss benötigt die PV ein Kommunikationskonzept mit klaren Zuständigkeiten.
PV-gerechte Infrastruktur. Büroarbeitsplätze, Sitzungszimmer, abschliessbare Schränke, Computer, Internetzugang, Anschlagbretter, Intranet etc., um nur einige Stichworte zu nennen, was eine PV braucht.
PV-Sitzung. Die meisten PV unterschätzen die Wirkung einer optimal vorbereiteten, klar strukturierten und effizient geführten Sitzung. Dazu braucht es effiziente Werkzeuge und Instrumente.
