Par organisation fonctionnelle, on entend les travaux à exécuter successivement ou parallèlement dans le temps ou l’espace en vue d’atteindre un résultat déterminé. Aujourd’hui, la notion d’organisation fonctionnelle est progressivement remplacée par les termes modernes de «process management» ou de «gestion des processus».
Objectifs
- utilisation optimale des ressources disponibles
- réduction au minimum des temps et des frais de traitement et
- répartir les tâches et les aménager de manière attrayante
Processus essentiels d’une représentation du personnel:
- Tâches de représentation: représentation des intérêts collectifs des collègues du secteur concerné, fonction de porte-parole, lien entre les collègues représentés et les partenaires compétents au sein des cadres dirigeants.
- Fonction de surveillance: les objectifs sont-ils atteints du point de vue des collègues de travail? Les conventions collectives de travail et règlements internes sont-ils respectés? Quelles évolutions sont problématiques du point de vue des collègues de travail (détection précoce)?
- Appréhender, analyser, traiter, représenter systématiquement les besoins des collègues de travail et les négocier avec les personnes ou organes compétents.
- Traiter les requêtes du comité directeur, des cadres dirigeants et / ou du service du personnel, en discuter avec les collègues de travail, les consulter et prendre position
- Participation dans les groupes de travail/projets pertinents pour le personnel et la participation.
Processus de direction et de planification d’une RP:
- Planification à long terme: créer un schéma directeur, élaborer et faire connaître les objectifs en matière de durée des mandats en communication avec des collègues de travail.
- Établir et communiquer les objectifs annuels et les plans des activités de la RP.
- Préparer et tenir les séances de la RP et effectuer les travaux en découlant.
- Contrôle permanent des activités en suspens et prévues.
- Développer l’équipe et l’organisation de la RP y compris la planification de la formation initiale et continue.
- Entente et coordination avec la direction de la société et de l’exploitation ainsi qu’avec les syndicats.
Processus de soutien et d’assistance d’une RP:
- Soutien administratif de la RP et des membres de la RP y compris la rédaction du procès-verbal.
- Travail continuel de relations publiques internes sur les activités de la RP.
- Assurer l’infrastructure informatique, l’Intranet et les plates-formes de communication.
- Assurer la documentation et l’archivage des activités.
- Assurer les statistiques, l’entretien des données et le matériel de présentation (controlling).
- Assistance pour les membres de la RP lors de présentations orales ou écrites.
Important: au sein d’une RP, veiller à présenter les processus les plus importants de la façon la plus simple possible. Cette manière de procéder aide tant les différents membres de la RP que les collègues de travail ou d’autres personnes à respecter la procédure correcte.
Il est également important de nommer, si possible, un responsable pour chaque processus. En franglais moderne, on parle de process owner, c’est-à-dire de propriétaire du processus.