FAQ sorveglianza sul posto di lavoro

Il contenuto delle conversazioni telefoniche può essere registrato soltanto nel quadro di un controllo delle prestazioni o per motivi di sicurezza; questo provvedimento deve tuttavia rispettare i principi generali della protezione dei dati nonché l’articolo 26 dell’ordinanza 3 concernente la legge sul lavoro. Le persone interessate devono essere informate tempestivamente e in modo chiaro prima della registrazione; inoltre la sorveglianza non deve essere costante o sistematica. Un divieto di conversazioni private deve essere attuato mediante mezzi diversi dalla sorveglianza delle conversazioni telefoniche (p. es. chiamate esterne trasmesse da un centralino o rese possibili soltanto da determinati apparecchi).

I sistemi di sorveglianza e di controllo non possono essere istituiti allo scopo di controllare il comportamento del collaboratore sul posto di lavoro. Se tali sistemi sono necessari per altri motivi (controlli della produzione o controlli di sicurezza), essi devono essere configurati e predisposti in maniera tale da non compromettere la salute e la libertà di movimento dei collaboratori.

La perquisizione (sistematica o a campione preventiva o in caso di sospetto di violazione dell'obbligo di fedeltà) dei collaboratori nel momento in cui abbandonano determinati locali è ammessa, se giustificata dalle circostanze, ad esempio se sono in gioco oggetti di elevato valore materiale. Nell'applicazione di tali misure, che interferiscono profondamente nella personalità dei dipendenti, occorre sempre ottemperare al principio della proporzionalità. Occorre valutare nel singolo caso se una perquisizione dei dipendenti rappresenti una misura proporzionata oppure no.

L'abuso può essere inteso anche in senso più stretto, quando, ad esempio, l'utilizzazione privata del PC, ammessa in linea di massima, ha raggiunto proporzioni tali da compromettere notevolmente le prestazioni lavorative del dipendente. In tal caso, un colloquio di chiarimento con l'interessato e la minaccia di sanzioni adeguate in caso di reiterazione sono molto più incisive di una sorveglianza che, peraltro, non risolve affatto il problema. Nel caso di sospetto di attività suscettibili di danneggiare l'azienda o altre attività illegali possono rivelarsi opportuni accertamenti segreti. Tuttavia, questi ultimi non spettano al datore di lavoro, poiché in presenza di eventi penalmente rilevanti occorre sollecitare l'intervento dell'autorità inquirente, e questo prima di adottare eventuali misure di sorveglianza. Ovviamente, il datore di lavoro deve mettere al sicuro le prove del reato. Vedi anche la seguente domanda.

Allo scopo di salvaguardare la sfera privata degli impiegati, si raccomanda di chiedere il consenso dei collaboratori interessati prima di qualsiasi impiego di uno strumento di telemanutenzione. Ciò può essere fatto, ad esempio, prevedendo che l'impiego dello strumento presupponga la digitazione di una password da parte del collaboratore. Ad ogni modo, gli impieghi dello strumento vanno verbalizzati, in modo da poterli ricostruire. È inoltre importante che gli informatici siano resi attenti sulla loro responsabilità (conseguenze di diritto civile e penale in caso di impiego abusivo dello strumento).

Dato che la fotografia di un collaboratore consente di trarre conclusioni p.es. circa la sua religione, l'appartenenza a una razza o una disabilità fisica, e, in generale, non è affatto necessaria, la sua riproduzione in Intranet o Internet è possibile soltanto con il consenso della persona interessata. Ciò vale anche per fotografie scattate in occasioni particolari (p. es. festeggiamenti natalizi, gite aziendali ecc.). In linea di massima, sarebbe opportuno valutare preventivamente se la pubblicazione di fotografie dei dipendenti è necessaria o meno ai fini dell'adempimento dei compiti.

Le valutazioni del personale sono rilevanti per il posto di lavoro e possono essere conservate nel dossier personale sia durante che dopo la fine del rapporto lavorativo. Il trattamento e la conservazione della valutazione è di grande interesse soprattutto per l'impiegato, poiché ha diritto a un certificato finale entro la scadenza del termine di prescrizione. Secondo la concezione predominante il termine di prescrizione è di 10 anni (art. 127 diritto delle obbligazioni CO). Questo significa che un certificato può essere impugnato per vie legali 10 anni dopo il suo rilascio da parte del datore di lavoro. Di regola nel redigere un attestato di lavoro entrano in questione solo le due ultime valutazioni dei collaboratori. Le valutazioni precedenti sono da rimuovere sistematicamente dal dossier personale e da distruggere.

Normalmente l'Ufficio del personale non ha bisogno della totalità della valutazione (profilo di personalità) per l'adempimento dei suoi affari ordinari. Per motivi di gestione dei salari è però autorizzato ad utilizzare il risultato finale di una valutazione dei collaboratori. Oltre a ciò può servirsi, in casi eccezionali e sulla base di obblighi particolari, di altre informazioni provenienti dal colloquio di qualifica, sempre che questo sia reso necessario da motivi organizzativi.

In linea di massima le valutazioni dei collaboratori devono quindi essere conservate in busta chiusa nel dossier personale.

Per quel che riguarda la gestione informatica delle valutazioni dei collaboratori, si consiglia il criptaggio dei formulari elettronici di qualifica tanto durante la trasmissione quanto nella corrispondente banca dati.

Dopo la fine del rapporto lavorativo ci si domanda fino a che punto il datore di lavoro può trasmettere a terzi dati sul lavoratore. Con l'articolo 330a del diritto delle obbligazioni (CO) il legislatore vuole garantire al lavoratore il diritto a un attestato di lavoro, che favorisca un piano di carriera in accordo con le sue capacità e i suoi interessi. Un attestato di lavoro deve quindi essere formulato benevolmente e in modo conforme al vero. Qui appresso sono elencate delle regole concrete per la realizzazione di un attestato di lavoro:

• Sono vietate indicazioni senza riferimento all'impiego in questione.
• Non devono essere iscritti nell'attestato di lavoro avvenimenti negativi capitati singolarmente.
• Non possono essere taciuti i ripetuti disturbi nella collaborazione e nello svolgimento dei lavori, provocati dal lavoratore.
• Non sono consentite valutazioni negative sulla collaborazione, se la responsabilità per i disturbi è dovuta anche al superiore o ad altri colleghi.
• È vietata l'informazione riguardante il motivo delle dimissioni, se questo non contribuisce all'apprezzamento generale del lavoratore.
• Affermazioni negative nell'attestato di lavoro sono opportune nella misura in cui il comportamento secondo la scala usuale nel ramo è al di sotto della media. In caso di problemi di salute ad esempio di regola basta un accenno all'esistenza di tali problemi.
• Se i problemi di salute rappresentano un motivo di licenziamento, questo deve essere menzionato (ad esempio licenziamento dovuto a gravi problemi d'alcool). L'autore del certificato è responsabile tanto per l'omissione di informazioni rilevanti per il posto di lavoro quanto per informazioni contrarie al vero.
• In genere sono da iscrivere nell'attestato di lavoro gli aspetti o gli avvenimenti problematici concernenti la persona del lavoratore che si sono verificati nell'azienda e che il nuovo datore di lavoro deve conoscere per evitare danni (ad esempio problemi di alcool di un autista di professione).
• Le informazioni fornite oralmente possono occuparsi in modo più dettagliato delle competenze del lavoratore, di quanto non sia possibile nell'attestato di lavoro, senza però entrare in contraddizione con quest'ultimo. Nel certificato si possono fare ad esempio dei riferimenti a problemi di salute. Nelle informazioni orali si può descrivere in modo più preciso di che problemi si tratta e in che modo questi si ripercuotono sul rapporto lavorativo.

Nelle aziende di trasporto pubblico il fatto che il nome dei collaboratori sia indicato su una targhetta è considerato un modo di presentarsi ai clienti e di curare l’immagine. Questi interessi di marketing si contrappongono al diritto dei lavoratori di tutelare la propria personalità, concetto che comprende il rispetto della propria individualità, la tutela della sfera privata e l’integrità fisica.

Rendere nota l’identità può pregiudicare la sicurezza personale dell’impiegato. Nella sua ponderazione degli interessi l’IFPDT giunge pertanto alla conclusione che gli interessi di sicurezza degli impiegati prevalgono sugli interessi di marketing del datore di lavoro. Inoltre, non è detto che l’immagine e il contatto con i clienti migliorino veramente con un’identificazione diretta dell’impiegato.

L’IFPDT propone misure meno incisive; gli impiegati potrebbero portare, ad esempio, una targhetta con un codice personale che permetterebbe ai superiori, se necessario, di identificarli.