Perché i rappresentanti del personale hanno bisogno di un concetto di comunicazione? La comunicazione non può essere disattivata o, per dirla con Watzlawick, non comunicare è impossibile. Ciò significa che anche il fatto di non partecipare alla discussione su un determinato tema comunica qualcosa, vale a dire disinteresse o assenza. Quando manca una comunicazione consapevole non è possibile controllare l’impressione creata nell’interlocutore.
L’attività di pubbliche relazioni, intesa come componente irrinunciabile del concetto di comunicazione, può aiutare a formare l’immagine che altri hanno dei rappresentanti del personale. Idealmente, il lavoro di pubbliche relazioni informa, entusiasma e convince, nel caso migliore, sul lavoro svolto dai rappresentanti del personale.
Chi comunica da sé potrà dirigere meglio la discussione su un tema. Il lavoro di pubbliche relazioni è anche un mezzo per definire i temi, cioè per sensibilizzare i gruppi di destinazione su un tema. In questo modo si ha un quadro preciso della priorità dei temi, si diventa il primo interlocutore e si è in grado di influenzare l’interpretazione di un tema.
Nel concetto di comunicazione dei rappresentanti del personale devono essere definiti e regolamentati tutti i bisogni e gli obblighi di comunicazione, oltre all’attività ordinaria sia a lungo che a breve termine.
La base di un concetto di comunicazione è costituita dall’analisi attenta della situazione reale. L’analisi della situazione contiene informazioni sulle attività di comunicazione interne ed esterne, sulla fama di cui godono i rappresentanti del personale e sulle affermazioni relative alle tendenze e agli sviluppi nel contesto dell’azienda. Un ruolo decisivo riveste il fatto che l’azienda si trovi in una fase di espansione o di ridimensionamento.