Ai rappresentanti del personale competono i compiti di comunicazione indicati qui di seguito:
- Reperimento delle informazioni: reperire informazioni è un compito variegato. Per eseguire una funzione di sorveglianza efficace dal punto di vista dei colleghi di lavoro, occorre ricercare, raccogliere e valutare informazioni dall’esterno e dall’interno. Tra le mansioni chiave dei rappresentanti del personale rientra anche la periodica raccolta delle esigenze e degli interessi dei colleghi così come l’archiviazione, anch’essa una mansione importante per i rappresentanti del personale.
- Trasmissione delle informazioni: questo elemento costituisce uno dei compiti descritti dal legislatore stesso nel testo della legge sulla partecipazione. I rappresentanti del personale dovranno informare a scadenze regolari i dipendenti sull’attività svolta. Si tratta di un compito impegnativo che dipende dall’entità e dalla tipologia dell’azienda. Rientra nell’interesse dei rappresentanti del personale che le informazioni raccolte vadano oltre quanto è indicato nel protocollo della riunione dei rappresentanti del personale. Tutte le questioni relative alle modalità di organizzazione di tale trasmissione delle informazioni dovrebbero essere definite nell’ambito di un concetto di comunicazione.
- Rappresentanza degli interessi e negoziazione: per rappresentare gli interessi dei colleghi, da un lato si rende necessaria una comunicazione intensiva con i colleghi da rappresentare, mentre dall’altro, in funzione delle modalità di regolamentazione delle competenze, gli interessi devono essere depositati e occorre intavolare trattative con le persone preposte alle decisioni. Colloqui, riunioni, negoziati sono solo alcune delle parole chiave che derivano da questa mansione. Si tratta di quello che nel linguaggio pubblicitario viene definito marketing. Per i rappresentanti del personale, il cliente è il collega di lavoro da rappresentare, mentre i suoi interessi rappresentano i bisogni.
- Lavoro di pubbliche relazioni: quando durante la trasmissione delle informazioni è necessario inoltrare lo stato di cose nella maniera più completa possibile, l’attività di pubbliche relazioni si prefigge come obiettivo quello di influenzare l’opinione pubblica su una fattispecie. Naturalmente occorre operare un distinguo tra l’attività di pubbliche relazioni interna e quella esterna. Nel primo caso, i rappresentanti del personale si concentreranno sulle attività di pubbliche relazioni interne all’azienda.
- Pubblicità: se la pubblicità classica si occupa della vendita di prodotti e di servizi, per i rappresentanti del personale la «vendita» consiste nei risultati e nelle delibere raggiunte al termine delle trattative. In un’epoca di un surplus delle informazioni, i rappresentanti del personale dovrebbero dedicarsi con maggiore impegno a questa tematica. In caso contrario può verificarsi che i rappresentanti del personale godano di una fama negativa, malgrado il buon lavoro svolto.
Il presente elenco non è completo e deve essere adeguato in funzione dell’azienda.